Prowadzenie PKPiR jest wymagane z kilku ważnych powodów. Przede wszystkim ewidencja ta przedstawia osiągane przychody i ponoszone rozchody, dzięki czemu umożliwia sprawne rozliczenie się z urzędem skarbowym i dokładne wyliczenie wielkości należnego podatku dochodowego. Dokumentacja ta służy też samemu podatnikowi, ponieważ ułatwia ocenę efektywności prowadzonej działalności i pomaga podsumować pracę w wybranych okresach. 

Aby jednak PKPiR spełniało swoje zadanie, konieczne jest prowadzenie ewidencji w sposób zgodny z zasadami. W naszym artykule podpowiadamy, o czym należy pamiętać.

PKPiR - kiedy należy ją prowadzić?

PKPiR to podatkowa księga przychodów i rozchodów, którą należy prowadzić jeśli: 

• rozliczamy podatek na zasadach ogólnych według skali podatkowej (stawki 17% i 32%) lub liniowo, według stawki 19 %,
• prowadzimy działalność gospodarczą indywidualnie albo w formie spółki cywilnej osób fizycznych, spółki jawnej osób fizycznych, spółki partnerskiej, w formie spółki cywilnej osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku,
• nasze przychody netto z działalności gospodarczej albo przychody spółki nie przekroczyły w poprzednim roku 2 mln euro (limit na 2020 r. wynosi 8.746.800 zł).

Podatkowa księga przychodów i rozchodów zakładana jest 1 stycznia nowego roku, jeśli już prowadzimy firmę, ale chcemy zmienić formę jej opodatkowania np. na podatek liniowy lub na zasady ogólne. Naszym obowiązkiem jest poinformowanie Urzędu Skarbowego o dokonanej zmianie w terminie do 20 stycznia. Z kolei jeśli dopiero zaczynamy prowadzenie własnej firmy, PKPiR zakładane jest z pierwszym dniem naszej działalności.  

Jak prowadzić?

PKPiR można prowadzić tradycyjnie, czyli w formie papierowej. Należy jednak pamiętać, że wszystkie strony dokumentacji muszą być odpowiednio zabezpieczone i spięte, a także dokładnie ponumerowane. 

Istnieje także możliwość prowadzenia ewidencji w formie elektronicznej. W takiej sytuacji także obowiązują pewne zasady. Po pierwsze należy spisać szczegółową instrukcję obsługi programu komputerowego wykorzystywanego do prowadzenia PKPiR. Po drugie należy wykorzystywać specjalistyczny program komputerowy, które gwarantuje wgląd w treść zapisów oraz umożliwia wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym. Po trzecie należy przechowywać księgę i zawarte w niej informacje tak, by nie uległy zniszczeniu lub zniekształceniu. Warto także zadbać o regularne tworzenie kopii zapasowej zgromadzonych danych.

Jak wygląda PKPiR?

Zawartość podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest określona przez przepisy prawa, w tym przez Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. 

Ewidencja zawiera siedemnaście kolumn:

• kolumna 1, to numer zapisów do księgi,
• kolumna 2, to data wynikająca z dokumentu stanowiącego podstawę wpisu,
• kolumna 3 to numer faktury lub innego dowodu,
• kolumna 4 i 5 to dane kontrahentów,
• kolumna 6 to opis zdarzenia gospodarczego,
• kolumna 7 to przychody ze sprzedaży,
• kolumna 8 to wszystkie przychody, jakie uzyskuje firma, niezwiązane bezpośrednio ze sprzedażą towarów lub usług,
• kolumna 9 to suma przychodów z kolumn  7 i 8,
• kolumna 10 to zakup materiałów oraz towarów handlowych według cen zakupu,
• kolumna 11 to koszty uboczne zakupu, 
• kolumna 12 to wynagrodzenie brutto wypłacane pracownikom,
• kolumna 13 to pozostałe koszty, niewymienione w kolumnach 10–12, 
• kolumna 14 to suma wydatków z kolumn 12 i 13,
• kolumna 15 to kolumna, w której można wpisywać inne zdarzenia gospodarcze niż wymienione w kolumnach 1–13,
• kolumna 16 to koszty działalności badawczo-rozwojowej,
• kolumna 17 to uwagi co do treści zapisów w kolumnach 2–16. 

Co oznacza nierzetelna PKPiR?

Należy dokładać wszelkich starań, by PKPiR była prowadzona w sposób zgodny z obowiązującymi zasadami. Niekiedy zdarza się jednak, że ewidencja uznawana jest za nierzetelną. Co może być tego przyczyną? Przede wszystkim sytuacja, gdy księga zawiera wpis o zdarzeniu, które w rzeczywistości nie zaistniało; gdy księga nie zawiera wpisu o zdarzeniu, które miało miejsce; a także gdy księga zawiera kwoty inne niż zaistniałe w rzeczywistości. Tego typu błędy są traktowane jako przestępstwa skarbowe i mogą skutkować nałożeniem na nas grzywny lub koniecznością dopłaty do podatku.

Aby uniknąć konsekwencji finansowych i prawnych należy dbać, by w PKPiR znalazły się wszystkie konieczne informacje. Chodzi przede wszystkim o tzw. dowody księgowe, w tym faktury VAT (faktury VAT RR, dokumenty celne, rachunki, wystawione zgodnie z właściwymi przepisami), a także inne dokumenty poświadczające fakt dokonania operacji gospodarczej (dzienne zestawienia faktur dotyczących sprzedaży, noty księgowe, dowody przesunięć, dowody opłat pocztowych i bankowych, raporty fiskalne, opisy lub specyfikacje otrzymanych materiałów i towarów handlowych). 

Dokumenty te muszą zawierać:

• szczegółowe określenie wystawcy lub wskazanie stron uczestniczących w operacji,
• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej,
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość,
• podpisy osób uprawnionych,
• oznaczenie numerem lub w inny sposób, który umożliwia powiązanie dowodu, z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Dodatkowe ewidencje

Jeśli prowadzimy PKPiR powinniśmy prowadzić także inne ewidencje, w tym:

• ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
• ewidencję sprzedaży,
• ewidencję przebiegu pojazdów,
• ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych.

Warto pamiętać, że zgodnie ze zmianami, które obowiązują od 2020 roku, nie istnieje już obowiązek prowadzenia karty przychodów pracowników, a także ewidencji wyposażenia o wartości początkowej ponad 1500 zł i przewidywanym okresie używania krótszym niż jeden rok.

Przechowywanie PKPiR

Kolejną ważną kwestią jest prawidłowe przechowywanie księga przychodów i rozchodów. Według prawa ewidencja ta powinna być przechowywana w siedzibie przedsiębiorstwa lub w miejscu wykonywania działalności. Z kolei jeśli rozliczenie prowadzi dla nas zewnętrzne biuro rachunkowe, PKPiR powinna być przechowywana w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez biuro.

Księgę wraz z niezbędną dokumentacją należy przechowywać przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego rozliczanego na podstawie tej księgi.