Koszty uzyskania przychodów to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z pewnymi wyjątkami. To oznacza takie wydatki, które pozostają w związku przyczynowo skutkowym z osiąganymi przychodami – wydatki poniesione, aby przynieść przychody lub zachować tudzież zabezpieczyć źródło przychodów. Do wyjątków należą takie koszty, które, chociaż zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, to zostały wyłączone z listy kosztów uzyskania przychodów. Określają je Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych i Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych; wprowadzają długą listę wyłączeń – zbyt długą, aby zamieścić ją w tym artykule, natomiast wartą zapoznania się. 

Kosztami uzyskania przychodu mogą być wydatki związane i bezpośrednio, i pośrednio z osiąganiem przychodów. Będą to także wydatki poniesione po to, aby źródło przychodów przynosiło zysk w przyszłości. Aby wydatki mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, przedsiębiorca musi móc wykazać, że zostały poniesione w celu uzyskania przychodów w racjonalny sposób. Oczywiście, że aby móc wliczyć dane wydatku do kosztów uzyskania przychodów, należy posiadać odpowiedni dokument potwierdzający wydatek: fakturę, rachunek czy umowę i rachunek do niej.

Przykłady kosztów uzyskania przychodów

Wydatki, które można włączyć do kosztów uzyskania przychodów, związane są z następującymi kategoriami:

• pracownicy: umowy o pracę, zlecenia i o dzieło w kwocie brutto i koszty dodatkowe, czyli dodatkowy sprzęt, na którym pracują osoby zatrudnione, abonamenty telefoniczne ich telefonów firmowych, ich podróże służbowe;
• transport: koszty poniesione na nabycie pojazdu lub prawa do korzystania z niego (najem, leasing), jest amortyzację, paliwo, części zamienne, ubezpieczenia; podróże służbowe, koszty poniesione na bilety umożliwiające przejazd środkiem transportu zbiorowego, taksówką (ale także noclegi); odliczyć można także mniej ortodoksyjne rozwiązania komunikacyjne – koszty poniesione na zakup motocykla, motoroweru, skutera, a nawet roweru;
• miejsce pracy: opłaty mieszkaniowe, jeżeli jest siedzibą firmy; czynsz, opłaty za media, abonamenty, zakup wyposażenia, remont biura czy mieszkania; sprzęt elektroniczny;
• reklama: w Internecie, w tym strona internetowa; reklama zewnętrzna, w prasie czy telewizji; logotyp, wizytówki;
• kredyty, ubezpieczenia;
• straty podatkowe, nadwyżka kosztów nad przychodami; nieszczęśliwe wypadki – zniszczenie, kradzież majątku;
• opłaty skarbowe, księgowość.

Lista jest długa, a umiejętne rozliczanie podatków wymaga znajomości prawa i doświadczenia. Tylko z nimi można każdorazowo zadecydować, które wydatki są kosztami uzyskania przychodów. Warto zatem korzystać z usług profesjonalnych biur rachunkowych.